1. Förberedelser
Utifrån de centrala löneavtalen är det viktigt att stämma av de ekonomiska förutsättningarna i bolaget. Vidare är det viktigt att kontrollera vilka av de anställda som omfattas av revisionen och att deras ingående löner är korrekta. Gå igenom utvärderingen av föregående lönerevision för att se om det finns aspekter att ta hänsyn till. Stäm av att bolagets lönepolicy, lönesystem, lönekriterier, bedömningsgrunder, struktur för lönesamtal och så vidare är aktuella och kända bland lönesättande chefer, och att löneavtalet och ekonomiska ramar är kända för dem. Gör en tidplan för löneprocessen och kommunicera till fackliga parter och personal.
Finns det anledning att särskilt prioritera?
Analysera om särskilda prioriteringar bör göras för individer och/eller grupper.
Analysera om diskriminerande eller sakligt omotiverade löneskillnader finns
Enligt löneprinciperna ska de lokala parterna analysera om diskriminerande eller andra sakligt omotiverade löneskillnader finns. Framgår det av analysen att sådana finns ska dessa justeras i samband med förhandlingen.
Bedöm arbetsprestationen
Lönesättande chef bör gå igenom de anställda och värdera deras arbetsprestation och utveckling under föregående period. De utgångspunkter som bedömningen ska vila på finns angivna i Samarbetsavtal (Ledarna) Kap. 1. Om utvecklingssamtal tillämpas är det viktigt att ta hänsyn till vad som sagts i sådana. Bedömningen av arbetsprestationen relativt andra anställda resulterar i någon form av rangordning och är en god grund inför den fördelning av tillgängliga medel i revisionen som ska göras
Löneförslag
Utarbeta individuella löneförslag med motiveringar att lägga fram i de kommande lönesamtalen.
2. Inledande överläggning
De lokala parterna ska årligen inför den individuella lönesättningen överlägga om grunderna för densamma, det vill säga vilka bedömningsgrunder som lönesättningen baseras på. De lokala parterna ska också diskutera erfarenheter från tidigare lönesättning och vilka mål bolaget har med årets lönesättning, tidplan för lönesättningen, från vilket datum de nya lönerna ska tillämpas samt vilka ekonomiska och andra förutsättningar som gäller. I den mån oklarhet råder om vilka som omfattas av lönesättningen enligt den lokala överenskommelsen, ska detta klargöras.
3. Individuell lönesättning genom lönesamtal
För varje medarbetare fastställs lönen individuellt minst en gång per år. Den individuella lönesättningen grundas på en diskussion mellan lönesättande chef och medarbetare. I diskussionen ska den nya lönen konkret behandlas.
Bolaget ska se till att grunder och bedömningsfaktorer för lönesättningen finns tillgängliga för medarbetarna. Det är ett ansvar för den lönesättande chefen och medarbetaren att skaffa sig kunskap om vad som avses med de bedömningsfaktorer som tillämpas inom bolaget. Lönesamtalen bör ske efter viss på förhand bestämd struktur (checklista) så att genomgången av tillämpade bedömningsgrunder och utvärderingen av dessa sker på ett konsekvent sätt. Före lönesamtal ska lönesättande chef och medarbetare ha gått igenom vilka frågor som kommer att behandlas under samtalet.
Både bolaget och medarbetarna har ett ansvar för att lönesättningen fungerar väl. Det är avgörande att lönesättande chef och medarbetare är väl förberedda vad gäller lönesamtalets form och innehåll.
Om lönesamtalet leder till att lönesättande chef och medarbetare är överens om den nya lönen ska det dokumenteras på något lämpligt och enkelt sätt. Det innebär naturligtvis inte att medarbetaren därmed bekräftar att han eller hon är överens med den lönesättande chefen om varje enskildhet i bedömningen av medarbetaren.
4. Ytterligare samtal under medverkan av lokal facklig part
I det fall medarbetaren anser att lönesättningen eller lönesamtalet har sådana brister att han eller hon vill ha ett ytterligare samtal under medverkan av den lokala fackliga parten, ska medarbetaren underrätta den lönesättande chefen om detta samt ange vari missnöjet består så att den lönesättande chefen och arbetsgivaren kan förbereda sig inför det fortsatta samtalet.
5. De lokala parternas uppföljning
När samtliga löner har bestämts ska arbetsgivaren meddela den lokala fackliga parten om detta.
Om årlig lönesättning inte har skett för medarbetare som omfattas av den lokala överenskommelsen om tillämpning av dessa bestämmelser, ska arbetsgivaren redovisa skälen för det.
Utfallet av lönesättningen ska redovisas och dokumenteras enligt den praxis eller överenskommelse som gäller vid bolaget.
De lokala parterna ska slutligen gemensamt konstatera att löneprocessen i enlighet med avtalet har genomförts.
6. Om enighet inte kan nås i förhandlingen?
Efter lönesamtal och ett ytterligare samtal under medverkan av den lokala fackliga parten, kan lokal part begära lokal förhandling angående den individuella lönesättningen av medarbetare. Kvarstår oenighet efter lokal förhandling har berörd lokal part rätt att föra frågan till central förhandling.
I det fall inte heller de centrala parterna kan träffa en överenskommelse har central part rätt att överlämna frågan för slutligt avgörande till Lönenämnden TEKO – Ledarna. Det finns anledning att klargöra att lönenämnden, enligt hävd, inte hanterar enskilda individers löner.
7. Personalinformation
Efter avslutad förhandling bör arbetsgivaren informera personalen om utfallet i generella termer utan att gå in på individers löneutfall, samt om tidplan för utbetalning. Om justeringar mot förmodan gjorts i samband med lokal eller central förhandling eller i lönenämnden ska påverkade individer informeras om detta.
8. Betala ny lön
Informera ansvarig för löneadministration om utfallet och säkerställ att den nya lönen utbetalas i enlighet med processens utfall.
9. Utvärdera
Följ upp och utvärdera om de inledande intentionerna med revisionen helt eller delvis uppfyllts och dra lärdomar inför kommande revisioner.